Når virksomheden har opnået tilsagn om ordren, påbegyndes kontraktarbejdet, finansieringen etableres, kontrakten indgås og dernæst iværksættes oparbejdningen af ordren.
Virksomheden anbefales at have udarbejdet en standard salgskontrakt indeholdende alle nødvendige forhold og vilkår, for så vidt angår den kommercielle del. Ved som udgangspunkt at gøre brug af egen standardkontrakt sikrer virksomheden sig, at der på forhånd er taget stilling til alle væsentlige forhold. Endvidere letter virksomheden kontraktarbejdet med de enkelte forretninger betragteligt. Nedenfor er anvist en skabelon til brug i forbindelse med udarbejdelse af en standardkontrakt. Det bemærkes, at en sådan standardkontrakt bør gennemgås af virksomhedens juridiske rådgiver forud for evt. ibrugtagning.
Standardkontrakten kan henvise til relevante salgsvilkår og betingelser som eksempelvis virksomhedens General Terms and Conditions of Sale (generelle forretningsbetingelser) eller Orgalime S 2012. Sidstnævnte er et sæt internationale salgs- og leveringsbetingelser for leverancer af maskiner, mekanisk, elektrisk og elektronisk udstyr ved internationalt salg. Nedenfor følger en kort introduktion til Orgalime S 2012.
Såfremt der aftales ændringer i forhold til virksomhedens standard, vil det være indlysende, hvilke standardvilkår som er ændret/udeladt, og hvilke nye punkter der er tilføjet. Alternativt kan virksomheden benytte sig af købers indkøbskontrakt. Herved mister den dog let overblikket og risikerer, at alle forhold ikke er dækket endsige indeholdt i kontrakten. Formulering af vilkår vil være baseret på købers interesse og måske med formuleringer, der ikke giver en præcis beskrivelse af det berørte område, eller i forbindelse med eksportforretninger, som er baseret på lokal lovgivning hos køber. Det vil altid være mere kompliceret og omkostningstungt at anvende købers indkøbskontrakt som udgangspunkt fremfor egen standardkontrakt.
Det er vigtigt, at salgskontrakten indeholder detaljerede vilkår for salgets gennemførelse, herunder leveringsbetingelser, betalingsbetingelser og betalingsafvikling, force majeure, garantivilkår, udstedelse og udveksling af dokumenter etc. For så vidt angår leveringsbetingelserne henvises til Incoterms 2010, der benyttes i forbindelse med varehandel for at beskrive reglerne for en vares levering, fordeling af omkostninger, risikoovergang samt en række yderligere forpligtelser mellem sælger og køber i internationale samhandelsforhold. Incoterms er ikke officiel lovgivning, men reglerne kendes og anvendes over hele verden i internationale salgsaftaler. Nedenfor er anvist en illustrativ figur udarbejdet af Danske Forsikring. Der henvises endvidere til det internationale handelskammer, International Chamber of Commerce (ICC), der tilbyder relevant online træning i Incoterms samt relevant litteratur. Se link nederst.
Det er især vigtigt, at virksomheden kan producere/få leveret dokumenter, der opfylder kontraktvilkårene og som i givet fald også opfylder rembursvilkårene til fulde. Her skal virksomheden tænke på den fysiske levering af varerne sammenholdt med håndtering af dokumenterne, der dels skal give køberen adgang til varen og dels sikre virksomheden dens betaling. Således skal virksomheden sikre sig, at det er muligt at levere varen og dokumenter som tænkt i kontrakten. Vil losning i den pågældende havn/lufthavn være mulig uden omladning og/eller brug af anden transport? Hvis ikke skal salgskontrakten tage højde for dette. Tilsvarende skal virksomheden gennemtænke hele dokument-flowet. Vil det være muligt at få dokumenter frem rettidigt (eksempelvis via to banker som under en remburs) til frigivelse af varen ved ankomst, og kan de ønskede dokumenter produceres/fremskaffes i den form, som salgskontrakten og/eller rembursen kræver? Virksomheden skal samtidig sikre sig, at dennes organisation er bekendt med disse krav og vilkår, således at dokumenterne udfærdiges og fremsendes rettidigt og i korrekt form og antal. Her vil det være formålstjenligt at inddrage virksomhedens bankforbindelse (trade finance/rembursafdelingen) på et tidligt stadie for at sikre opfyldelse af disse forhold.
Endelig er det vigtigt, at den finansielle struktur i salgskontrakten er så enkel som mulig. Jo enklere struktur des nemmere, billigere og hurtigere kan forretningen gennemføres, og jo lettere er det at justere strukturen efterfølgende om nødvendigt.
Nedenfor redegøres for nogle af de kommercielle og finansielle forhold, der bør afklares i forbindelse med indgåelse af kontrakt og efterfølgende oparbejdning af ordren.
Download
Link